Cosa delegare nella tua attività: da dove iniziare
Hai troppe cose da gestire e non sai cosa delegare? Vediamo come individuare le attività da affidare a un supporto esterno e da dove iniziare.
ORGANIZZAZIONE E DELEGA
Daniela Gnan
10/8/20263 min leggere
Quando le cose da fare aumentano, la prima reazione è spesso cercare di fare tutto più velocemente.
Rispondere ai messaggi tra un'attività e l'altra, controllare le email appena arriva una notifica, aggiornare un file a fine giornata, ricordarsi di richiamare un cliente, sistemare l'agenda mentre si sta già pensando alla prossima urgenza.
Il problema è che, a un certo punto, fare tutto non significa più avere tutto sotto controllo.
Significa soprattutto continuare a spostare l'attenzione da un'attività all'altra.
Ed è spesso proprio qui che nasce una domanda: cosa potrei delegare?
La risposta non è “tutto”. E non serve nemmeno partire da una lunga lista di cose da affidare immediatamente a qualcun altro.
Serve individuare la prima attività giusta.
Prima di delegare, guarda dove finisce il tuo tempo
Per qualche giorno prova a osservare tutte quelle attività che entrano nella tua giornata senza essere il motivo principale per cui hai iniziato il tuo lavoro.
Possono essere, per esempio:
controllare e organizzare le email;
rispondere a richieste ricorrenti;
gestire appuntamenti e variazioni di agenda;
aggiornare file, elenchi o documenti;
ricontattare clienti;
controllare ordini o richieste;
preparare informazioni da inviare;
svolgere piccole attività operative che continui a rimandare.
Singolarmente possono richiedere pochi minuti.
Sommandole, però, possono occupare una parte importante della giornata e soprattutto interrompere continuamente il lavoro che richiede davvero la tua attenzione.
Cosa delegare per primo?
Non partire necessariamente dall'attività che richiede più tempo.
Un buon punto di partenza può essere un'attività che è:
ricorrente, perché torna ogni giorno o ogni settimana;
operativa, perché può essere svolta seguendo indicazioni e procedure definite;
trasferibile, perché non richiede necessariamente la tua presenza o una decisione che solo tu puoi prendere;
misurabile, perché puoi verificare facilmente che sia stata svolta.
Pensa, per esempio, alla gestione dell'agenda, all'organizzazione delle richieste ricevute, a un follow-up, all'aggiornamento di un database o alla preparazione periodica di un report.
Sono attività molto diverse, ma hanno qualcosa in comune: non sempre devono essere svolte personalmente da chi guida l'attività.
Cosa non dovresti delegare
Delegare non significa togliersi qualsiasi compito.
Ci sono attività nelle quali il tuo intervento rimane centrale: decisioni strategiche, competenze professionali specifiche, rapporti che richiedono direttamente la tua presenza o scelte che hanno bisogno della tua valutazione.
La domanda, quindi, non è:
“Come faccio a fare meno?”
ma:
“Quali attività hanno davvero bisogno di me?”
È una distinzione importante, perché una buona delega non serve a perdere il controllo. Serve a concentrare il tuo tempo dove il tuo intervento ha maggiore valore.
Delegare non significa necessariamente assumere qualcuno
Per molte piccole attività e professionisti non avrebbe senso inserire immediatamente una persona a tempo pieno.
Una parte del lavoro operativo può essere gestita anche da remoto e in modo flessibile, affidando attività specifiche a una professionista esterna.
È qui che può entrare in gioco un'Assistente Virtuale: una professionista che lavora da remoto e può occuparsi, in base alle esigenze, di attività di back office, organizzazione, gestione clienti e altre attività operative.
Il punto non è delegare il maggior numero possibile di cose.
È costruire un supporto proporzionato a ciò che serve davvero alla tua attività.
Come delegare senza perdere il controllo
Una delle paure più comuni è pensare:
“Faccio prima a farlo io.”
All'inizio può persino essere vero.
Delegare richiede spiegare come viene svolta un'attività, condividere le informazioni necessarie e stabilire chi fa cosa.
Ma c'è una differenza tra spiegare una procedura una volta e continuare a svolgere la stessa attività decine di volte.
Per iniziare può bastare definire quattro cose:
quale attività vuoi affidare;
quali informazioni servono per svolgerla;
quando deve essere completata;
come vuoi essere aggiornata/o.
Non serve costruire un sistema complicato prima ancora di iniziare.
Da dove puoi cominciare oggi
Prendi le attività che hai svolto negli ultimi giorni e prova a dividerle mentalmente in tre gruppi:
Solo io – richiedono necessariamente la tua competenza o decisione.
Potrei delegarle – possono essere svolte da qualcun altro con indicazioni chiare.
Non lo so – sono proprio quelle da osservare meglio.
Non devi decidere tutto in una volta.
La delega può iniziare da una sola attività.
Non sai ancora cosa potresti delegare?
Ho creato “Cosa puoi delegare”, uno strumento gratuito pensato proprio per aiutare piccole attività e professionisti a osservare come stanno gestendo il proprio lavoro e individuare le attività che potrebbero essere organizzate o affidate a un supporto esterno.
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