Interruzioni continue al lavoro: quanto tempo ti fanno perdere?

Un messaggio. Una notifica. Un'email. Una telefonata.

Poi torni a quello che stavi facendo.

Passano pochi minuti e arriva un'altra richiesta.

A fine giornata hai lavorato per ore, ma hai la sensazione di non aver concluso abbastanza.

Il problema non è sempre la quantità di lavoro.

A volte è il numero di volte in cui sei costretta a interromperlo.

Un'interruzione non dura soltanto pochi minuti

Quando arriva un messaggio potresti impiegare un minuto per leggerlo e altri due per rispondere.

Sembrerebbe un'interruzione di tre minuti.

Ma il suo effetto non termina quando chiudi la conversazione.

Devi ricordare cosa stavi facendo, ritrovare il punto in cui eri arrivata e riportare l'attenzione sull'attività precedente.

Se questo succede una volta, probabilmente cambia poco.

Se succede continuamente durante la giornata, il lavoro diventa frammentato.

Ed è così che tante piccole richieste finiscono per occupare molto più spazio di quanto sembri.

Essere sempre disponibili non significa essere più efficienti

Quando gestisci direttamente clienti, appuntamenti, richieste e attività operative, può sembrare normale essere sempre raggiungibile.

Arriva qualcosa e rispondi.

Il problema nasce quando ogni nuova richiesta diventa automaticamente la priorità del momento.

In questo modo non sei più tu a organizzare la giornata.

È ciò che arriva dall'esterno a organizzarla per te.

Questo non significa ignorare i clienti o lasciare le persone senza risposta.

Significa stabilire quando occuparti delle richieste, invece di permettere a ogni notifica di interrompere qualsiasi altra attività.

Raggruppare le attività può fare una grande differenza

Una soluzione semplice è evitare di gestire alcune attività una alla volta.

Per esempio, invece di controllare continuamente la posta elettronica, puoi prevedere momenti specifici della giornata dedicati alle email.

Lo stesso può valere per:

• messaggi;

• richieste dei clienti;

• conferme degli appuntamenti;

• aggiornamento di file;

• inserimento dati;

• follow-up;

• piccole attività amministrative.

Raggruppare attività simili permette di lavorare con maggiore continuità e riduce il continuo passaggio da un compito all'altro.

Non tutte le interruzioni dipendono dagli altri

A volte siamo noi a crearle.

Apriamo la posta “solo per controllare”.

Guardiamo una notifica.

Ci ricordiamo improvvisamente di una piccola attività e decidiamo di farla subito per togliercela dalla testa.

Poi ne arriva un'altra.

E un'altra ancora.

Una lista unica delle cose da fare può aiutare proprio per questo: quando ti viene in mente qualcosa, la annoti senza interrompere ciò che stai facendo.

Potrai decidere successivamente quando occupartene.

Quali attività continuano a interromperti?

C'è poi una domanda utile da farsi:

quali sono le attività che interrompono più spesso la mia giornata?

Se sono sempre le stesse, forse il problema non è soltanto organizzare meglio il tempo.

Potrebbe esserci qualcosa che può essere semplificato, organizzato diversamente o delegato.

Le richieste ricorrenti dei clienti, alcuni follow-up, la gestione di documenti, l'aggiornamento di file o altre attività di back office possono, in alcuni casi, essere affidate a un supporto esterno.

Non perché siano attività poco importanti.

Ma proprio perché devono essere gestite con continuità.

Proteggere il tempo dedicato alle attività importanti

Nel lavoro quotidiano ci saranno sempre richieste impreviste.

L'obiettivo non è eliminarle completamente.

È evitare che ogni richiesta abbia il potere di cambiare immediatamente ciò che stai facendo.

Nel precedente articolo abbiamo visto come distinguere ciò che è da fare, da programmare o da delegare.

Lo stesso principio può essere applicato alle interruzioni.

Quando arriva una nuova richiesta, prima di occupartene immediatamente puoi chiederti:

Devo davvero farlo adesso?

Se la risposta è no, può aspettare il momento che hai deciso di dedicarle.

Riprendere il controllo della giornata

Organizzarsi non significa riempire ogni minuto con un'attività.

Significa creare abbastanza ordine da poter decidere dove mettere la propria attenzione.

Perché spesso non abbiamo bisogno di più ore.

Abbiamo bisogno di evitare che quelle che abbiamo vengano continuamente spezzate.

Quanto del tuo lavoro potresti organizzare diversamente?

Con Cosa puoi delegare puoi analizzare alcune delle attività che gestisci ogni giorno e individuare quelle che potrebbero essere organizzate meglio o affidate a un supporto esterno.

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