Gestione del tempo: dove finiscono i 1440 minuti della tua giornata?
Ogni giornata ha 1440 minuti. Scopri dove finisce davvero il tuo tempo di lavoro e quali attività puoi organizzare, semplificare o delegare.
ORGANIZZAZIONE E DELEGA
Daniela Gnan
10/12/20263 min leggere
Gestione del tempo: dove finiscono i 1440 minuti della tua giornata?
1440 minuti.
Sono quelli che abbiamo a disposizione ogni giorno.
Non possiamo aumentarli, ma possiamo decidere — almeno in parte — come utilizzarli.
Quando però gestisci un'attività, una parte del tempo sembra semplicemente scomparire.
Arrivi alla fine della giornata, hai fatto tantissime cose, eppure alcune di quelle veramente importanti sono ancora lì.
La domanda allora non è soltanto:
“Come posso fare più cose?”
Forse è più utile chiedersi:
“Dove sta finendo il mio tempo?”
Essere occupati non significa usare bene il proprio tempo
Una giornata piena non è necessariamente una giornata produttiva.
Puoi trascorrere ore rispondendo a messaggi, cercando documenti, sistemando appuntamenti, controllando email, aggiornando file o gestendo piccole richieste.
Hai lavorato.
Ma quanto di quel lavoro richiedeva davvero la tua presenza?
È qui che la gestione del tempo incontra l'organizzazione.
Prima di cercare di essere più veloce, può essere molto più utile capire quali attività stanno occupando la tua giornata.
Per qualche giorno, osserva invece di correggere
Non serve partire immediatamente con una nuova agenda, un'app o un metodo complicato.
Per prima cosa prova semplicemente a osservare.
Per alcuni giorni annota, anche in modo approssimativo, dove finisce il tuo tempo.
Per esempio:
lavoro principale;
clienti;
email e messaggi;
appuntamenti;
amministrazione;
ricerca di informazioni;
documenti e file;
attività sui social;
ordini e richieste;
imprevisti.
Non devi misurare ogni minuto.
L'obiettivo è individuare ciò che torna continuamente.
Le piccole attività possono occupare moltissimo spazio
Alcune attività sembrano insignificanti proprio perché richiedono pochi minuti.
Cinque minuti per rispondere a un'email.
Dieci per cercare un documento.
Qualche minuto per confermare un appuntamento.
Un'altra richiesta da gestire al volo.
Il problema è la somma.
E spesso non è nemmeno soltanto una questione di minuti: ogni volta che interrompi ciò che stai facendo devi poi riportare l'attenzione sull'attività precedente.
È quello che abbiamo visto parlando delle interruzioni continue durante la giornata di lavoro.
Quando inizi a osservare queste attività nel loro insieme, puoi scoprire che una parte importante del tuo tempo viene assorbita da operazioni piccole ma ricorrenti.
Dividi il tuo tempo in tre categorie
Una volta capito dove finiscono le ore, prova a guardare le attività con un criterio diverso.
1. Tempo che richiede te
Sono le attività nelle quali servono la tua esperienza, le tue decisioni o la relazione diretta con il cliente.
Sono quelle nelle quali il tuo tempo ha maggiore valore.
2. Tempo che può essere organizzato meglio
Ci sono attività che devi continuare a gestire, ma che potrebbero essere raggruppate, programmate o semplificate.
Per esempio, invece di controllare continuamente le email, puoi dedicare momenti precisi della giornata alla posta.
3. Tempo che potrebbe essere delegato
Infine ci sono attività che devono essere svolte, ma non necessariamente da te.
Aggiornare un file, gestire alcune richieste, preparare documenti, fare follow-up o occuparsi di determinate attività di back office può richiedere tempo senza richiedere necessariamente la tua competenza specifica.
Ed è qui che la delega può diventare uno strumento concreto di gestione del tempo.
Delegare non serve a riempire il tempo liberato con altro lavoro
C'è un rischio quando si parla di organizzazione: trasformare ogni minuto recuperato in un'altra attività.
Ma recuperare tempo non significa necessariamente doverlo riempire.
Può significare avere più spazio per lavorare meglio con i clienti.
Per sviluppare l'attività.
Per concentrarti su ciò che richiede davvero la tua attenzione.
O semplicemente per non arrivare alla fine di ogni giornata con la sensazione di aver rincorso tutto.
Prima il tempo, poi gli strumenti
Un nuovo gestionale, un'agenda digitale o un'automazione possono essere molto utili.
Ma uno strumento non risolve automaticamente un'organizzazione poco chiara.
Prima conviene capire:
cosa sto facendo?
quanto spesso lo faccio?
Solo dopo ha senso scegliere come organizzarlo.
A volte servirà uno strumento.
A volte una procedura.
A volte un supporto esterno.
I tuoi 1440 minuti non hanno tutti lo stesso valore
Il punto non è utilizzare ogni minuto in modo produttivo.
È evitare che il tuo tempo venga assorbito, senza accorgertene, da attività che potrebbero essere gestite diversamente.
Perché alcune richiedono proprio te.
Altre richiedono semplicemente qualcuno che se ne occupi.
Capire la differenza è uno dei primi passi per organizzare meglio il lavoro.
Vuoi capire cosa sta occupando inutilmente il tuo tempo?
Con Cosa puoi delegare puoi analizzare le attività che gestisci e individuare quelle che potrebbero essere organizzate meglio o affidate a un supporto esterno.
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